Právne články GDPR podrobne popisujú menovanie poverenca pre ochranu údajov (DPO), jeho pozíciu a jeho úlohy v troch rôznych častiach. Vynára sa otázka, za akých podmienok je vymenovanie poverenca pre ochranu osobných údajov pre vašu spoločnosť podľa GDPR nielen nepovinné, ale aj povinné?
V tomto článku odpovieme na túto otázku a podrobne sa zameriame na povinnosti úradníka pre ochranu údajov a predstavíme rozdiely medzi internými a externými úradníkmi pre ochranu údajov.
Aké úlohy má úradník pre ochranu údajov?
Úlohy a povinnosti zodpovednej osoby pre ochranu údajov GDPR
Úlohou úradníka pre ochranu údajov je pôsobiť ako most medzi vašou spoločnosťou a regulačnými orgánmi. Je ústredným prvkom správy ochrany údajov a monitoruje súlad s GDPR a ďalšími príslušnými zákonmi o ochrane údajov. Pracovník pre ochranu údajov by mal byť schopný poradiť vašej spoločnosti o akýchkoľvek problémoch s ochranou údajov a podporovať preventívne opatrenia, napríklad prostredníctvom školenia vašich zamestnancov.
Poverenec pre ochranu údajov podľa GDPR musí plniť nasledujúce úlohy
- Zabezpečenie súladu: Monitorovanie súladu so všetkými príslušnými zákonmi a nariadeniami o ochrane údajov.
- Monitorovacie procesy: To zahŕňa monitorovanie posúdení vplyvu na ochranu údajov s cieľom posúdiť riziká spracovania údajov.
- Školenie a povedomie zamestnancov: Podpora vedomostí o ochrane údajov medzi zamestnancami.
- Spolupráca s dozornými orgánmi: Pôsobí ako kontaktné miesto pre orgány na ochranu údajov.
- Dostupnosť a poradenstvo: Úradník pre ochranu údajov by mal byť vždy dostupný, aby mohol účinne riešiť otázky ochrany údajov.
- Vedenie záznamov: Vedenie podrobných záznamov o činnostiach organizácie v oblasti spracovania údajov.
- Vyhýbanie sa konfliktom záujmov: DPO by mal byť bez akéhokoľvek konfliktu záujmov.
Kto potrebuje poverenca pre ochranu údajov podľa GDPR?
Každá verejná organizácia potrebuje úradníka pre ochranu údajov a súkromné spoločnosti musia vymenovať úradníka pre ochranu údajov, ak ich činnosti spracovania údajov spĺňajú určité kritériá. Ak už viete, že spracúvate osobné údaje, nasledujúca časť je pre vás dôležitá, keďže spracúvanie takýchto údajov si podľa GDPR vyžaduje osobitnú starostlivosť a pozornosť.
Kedy sa podľa GDPR vyžaduje úradník pre ochranu údajov?
Povinnosť vymenovať DPO podľa GDPR vzniká vtedy, keď spracúvanie osobných údajov spoločnosťou spĺňa určité kritériá:
- Hlavnou činnosťou spoločnosti je vykonávanie činností, ktoré si svojou povahou, rozsahom a cieľmi vyžadujú pravidelné a systematické intenzívne monitorovanie dotknutých osôb .
- Medzi hlavné činnosti patrí rozsiahle spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov podľa článku 9 GDPR a údajov o odsúdeniach za trestné činy a trestných činoch podľa článku 10 GDPR.
Okrem toho GDPR vyžaduje vymenovanie úradníka pre ochranu údajov pre každý verejný orgán alebo organizáciu (okrem súdov v rámci ich súdnej činnosti).
Interný alebo externý úradník pre ochranu údajov?
Rozhodnutie, či je pre vašu organizáciu lepší interný alebo externý úradník pre ochranu údajov (DPO), závisí od dvoch faktorov: od špecifických potrieb vašej organizácie a vašich zdrojov. Interný úradník pre ochranu údajov môže byť efektívnou voľbou, ak príslušná odbornosť už v organizácii existuje, keďže túto pozíciu môže prevziať alebo efektívne rozvíjať zamestnanec organizácie. Na druhej strane, ak je na implementáciu ochrany údajov potrebná vysoká odbornosť, objektivita a efektívnosť, výber externého úradníka pre ochranu údajov môže byť výhodný. Náš partner, akreditovaný externý poskytovateľ služieb DPO , ponúka profesionálnu podporu, ktorá spĺňa tieto kritériá.
V nasledujúcom texte sú zhrnuté výhody a nevýhody oboch možností:
Interný úradník pre ochranu údajov
Výhody
- Znalosť spoločnosti: Interní DPO veľmi dobre poznajú spoločnosť, jej procesy a zamestnancov, čo umožňuje hlbšiu integráciu ochrany údajov do každodenných procesov.
- Náklady: Často lacnejšie, pretože nemusí byť prijatý žiadny nový zamestnanec a neexistujú žiadne náklady na externé poradenstvo.
Nevýhody
- Konflikty zdrojov a úloh: Dodatočné úlohy DPO môžu sťažiť riadenie existujúceho pracovného zaťaženia. Možno bude potrebné prijať nového zamestnanca.
- Ochrana pred prepustením: Existujú zákonné zvláštnosti týkajúce sa ochrany pred prepustením, ktoré môžu sťažiť personálne rozhodnutia.
Externý úradník pre ochranu údajov
Výhody
- Špecializovaná odbornosť: Externí úradníci pre ochranu údajov sú často vysoko kvalifikovaní a vždy informovaní o najnovšom vývoji v oblasti práva na ochranu údajov.
- Objektivita: Prostredníctvom svojej externej pozície môžu DPO ponúknuť objektívnejší pohľad na otázky ochrany údajov v rámci spoločnosti.
- Akceptácia: Externí pracovníci pre ochranu údajov sú podnikovými radami a zamestnancami často vnímaní ako neutrálnejší, čo môže uľahčiť spoluprácu.
Nevýhody
- Prístupnosť: Zamestnanci môžu váhať, či sa obrátiť na externého DPO s otázkami alebo problémami.
Bez ohľadu na výber interného alebo externého DPO má spoločnosť konečnú zodpovednosť za ochranu údajov. Preto je vhodné dôkladne zhodnotiť interné kapacity aj externé možnosti, aby ste zabezpečili optimálne riešenie pre vašu spoločnosť.
Záver
Rozhodnutie, či a aký typ úradníka pre ochranu údajov (interný alebo externý) je pre vašu spoločnosť najlepší, by malo byť založené na dôkladnom posúdení vašich konkrétnych potrieb.
Pre viac informácií a odbornú podporu navštívte webovú stránku nášho partnera , skúseného poskytovateľa externých služieb DPO. Využite ich odborné znalosti na efektívne riadenie vašej spoločnosti v súlade s GDPR a zároveň optimalizujte štandardy ochrany údajov.
